论政府信息公开网络化对档案开放利用的影响

第２４卷第２期　开封大学学报　Ｖｏ１．２４　Ｎｏ．２　２０１０年６月　ｊｏＵＲＮＡＬ　ＯＦ　ＫＡＩＦＥＮＧ　ＵＮＩＶＥＲＳＩＴＹ　Ｊｕｎ．２０１０　论政府信息公开网络化对档案开放利用的影响　胡清让　（开封大学党政办公室，河南开封４７５００４）　摘要：政府信息公开对国家发展和社会进步有重要意义。政府信息公开网络化对档案信息　开放利用、档案室档案开放利用和档案馆档案开放利用有积极的影响。　关键词：政府信息公开；网络化；档案；开放；利用　中图分类号：Ｇ２７９　文献标识码：Ａ　文章编号：１００８—３４３Ｘ（２０１０）０２—００８１—０３　《政府信息公开条例》的颁布实施，加快了政府　１．政府信息公开要求档案管理工作必须将政府　信息公开的步伐，扩大了政府信息的公开范围，并且　文件收集齐全，及时归档。政府部门的大量文件如　使政府信息公开迅速向网络化方面发展。政府信息　果收集不全，或者积压在业务部门而得不到及时收　公开的网络化给档案工作和档案的开放利用带来了　集，都会导致政府信息的缺失。因此，档案管理部门　机遇，也带来了挑战。比如，“档案局（馆）提供现行　应当负起责任，依据档案管理的有关规定和规范，对　文件利用服务时，在提供服务的主体、接收现行文件　政府文件形成部门进行业务指导，以保证政府文件　进馆的时限、要求现行文件进馆的依据、提供现行文　收集齐全，并及时得到整理归档。　件服务的授权等问题上与现行有效的档案法律法规　２．政府信息公开要求档案管理工作必须实现信　存在一些冲突”¨　。这要求我们“适时地通过立法　息化，成为电子政务建设的重要组成部分。当前档案　或修改已有的法律法规，将创新与探索的积极成果　的信息化建设已经在很多地区、很多部门开展起来，　合法化，将好事办好，好事办成”…。　数字档案馆的建设在一些发达地区已经着手实施。　一、政府信息公开对档案开放利用的重要意义　而政府信息公开网络化对档案管理工作的信息化建　设提出了更高的要求。在信息化、数字化的社会背景　（一）政府信息公开对社会发展进步具有重要意义　下，电子文件数量剧增。因此，档案管理工作应将电　首先，政府信息公开能产生社会效益。“在国　子文件的归档管理工作纳入电子政务和办公自动化　际社会，政府信息资源已经被界定为一项战略性资　建设的总体规划之中，实现文档管理一体化，通过政　源”＿２　Ｊ。政府信息资源对国民经济建设有着重要的　府信息公开网络化促进档案信息开放利用的网络化。　参考、凭证作用，这些资源的开放利用能减少经济运　３．政府信息公开要求档案管理人员必须加强学　行的风险与盲目性，提高全社会经济运行的质量，产　习，全面提高政策水平，熟悉政府机关的运作机制，　生巨大的经济效益和社会效益。其次，政府信息公　了解政府机关的相关业务，做知识全面的复合型人　开能促进政府与公众的合作，创造公开、透明、依法　才。档案管理人员如果对政府机关的运作机制不熟　行政的环境。这不仅有利于政府廉政建设，还有利　悉，在政府信息公开中就会感到知识缺乏，工作效率　于维护公众的知情权和监督权。　不高，使档案工作不能真正融人社会经济建设和发　（二）政府信息公开对档案工作要求更高　展的主流中去，这样对档案工作发展不利。　档案管理部门既是政府信息的收集保管地，又是　为政府服务的工作部门。对于档案工作来说，政府信　二、政府信息公开网络化对档案信息开放利用的　息公开就是现行文件的公开、部分档案的开放。由此　积极影响　可见，政府信息公开与档案管理工作有着紧密的联系，　（一）促使档案信息开放拓展途径　并且，政府信息公开对档案工作提出了更高的要求。　《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案　收稿日期：２０１０—０３—１０　作者简介：胡清让（１９６３一），男，河南开封人，档案馆员。研究方向：档案管理。　８１　法》）规定，国家各级档案馆所保存的档案应该通过　一也是政府信息公开的重要场所，尤其是那些与民众　利益密切相关、档案保存量大的机关档案室，更应该　积极开展档案开放利用工作。　（一）与民众利益密切相关的机关档案室应开　定的途径对外进行公布。“通过报纸、刊物、图　书、声像、电子等出版物发表；通过电台、电视台播　放；通过公众计算机信息网络传播；在公开场合宣　读、播放；出版发行档案史料、资料的全文或者摘录　汇编；公开出售、散发或者张贴档案复制件；展览、公　开陈列档案或者其复制件。”此外，《政府信息公开　展档案开放利用服务　近几年，外交部公开了部分外交档案，这对机关　档案信息的公开利用发出了一个十分有意义的信　号。就是说，凡与民生关系密切的机关档案室的档　条例》还将政府网站作为重要的方式加以强调。也　就是说，除了传统的方式之外，还应该充分利用各级　政府的门户网站来开放政府信息。这是我国信息化　案，只要不是保密的，都应该公开向社会公众提供利　用服务，这既是政务公开，建设透明政府、法治政府　发展的必然要求。各级档案馆也应该充分利用网络　来开展档案信息的开放利用工作。　（二）使档案信息开放有了专ｆ１的监督和指导　机构　根据《档案法》的相关规定，对档案信息的监督　和指导纳入整个行政系统之内，各级行政部门对本　层次的档案负有监督和指导的义务。“国家和县级　以上地方各级人民政府档案行政管理部门，乡、民族　乡、镇人民政府，机关、团体、企业事业和其他组织的　档案机构或档案工作人员，除分别主管全国、本区　域、本单位的档案事业和保管好档案外，还要对管辖　范围的档案工作实行监督和指导。”　在这里构建　了我国档案工作的四级监督体系：国家一省一县～　乡。当然，除了行政的监督之外，档案的信息开放还　要接受法律、舆论和社会的监督。但总的来说，相关　的法律并未直接指明档案信息监督的责任机构。　《政府信息公开条例》的颁布使得这个问题得以明　确，信息的公开工作有了专门的监督和指导机构。　《政府信息公开条例》第三条：“各级人民政府应当　加强对政府信息公开工作的组织领导。国务院办公　厅是全国政府信息公开工作的主管部门，负责推进、　指导、协调、监督全国的政府信息公开工作。县级以　上地方人民政府办公厅（室）或者县级以上地方人　民政府确定的其他政府信息公开工作主管部门负责　推进、指导、协调、监督本行政区域的政府信息公开　工作。”《政府信息公开条例》第四条：“各级人民政　府及县级以上人民政府部门应当建立健全本行政机　关的政府信息公开工作制度，并指定机构（以下统　称政府信息公开工作机构）负责本行政机关政府信　息公开的日常工作。”从《政府信息公开条例》的规　定来看，对档案信息的公开形成了不同层级的监督　和指导。　三、政府信息公开对机关档案室档案利用服务的影响　机关档案室不仅是保管政府信息的重要基地，　８２　和服务政府的一项重要内容，也是政府信息公开的　要求。要强化这些机关的档案工作，根据档案开放　利用的需要，加大对这些档案室的投入，加快这些档　案室档案的开放步伐。只有这样，才能把这些档案　室的档案开放工作做好，才能真正体现这些机关档　案室作为政府信息公开重要场所的地位。　（二）机关档案室的非涉密档案应向社会开放　机关档案室的档案与档案馆馆藏档案是有区别　的。机关档案室的档案不但有公共性的一面，而且　有机要性的一面，一些档案是不适宜或不能向社会　开放利用的。同时，机关档案室作为机关的内设机　构，并不对外，这就使机关档案的开放变得比较复　杂。过去，我国机关档案室主要对机关内部服务，并　没有向社会开放档案的责任。但是，在政府信息公　开的大背景下，机关档案应该向社会开放。机关领　导、档案工作者要树立“政府信息公开”的理念，在　机关档案室的工作制度中明确，非涉密的、与公众利　益密切相关的本机关的档案应该向社会开放利用，　满足人民群众对政府档案信息进行查阅利用的需　求。　（三）整合机关档案室档案资源，打造档案利用　新平台　深圳市人民政府已经作出规划，将建立一个　“档案城”。这座“档案城”有别于档案馆，是将各机　关档案室的档案集中起来，形成一个机关档案室管　理平台。有了这样一个平台，机关档案室档案的开　放利用将非常容易实现。然而，没有“档案城”的地　方怎么办？如何实现机关档案的开放利用呢？我们　可以深化已公开现行文件利用工作，建设政府信息　公开查询平台。就是说，将各个机关形成的非涉密　的现行文件集中到国家档案馆设立的“已公开现行　文件利用中心”来，集中提供机关档案文件利用。　当然，“实现机关档案室档案公开利用的方式还有　很多，例如建立网站，通过报刊、电视、广播等媒体让　社会公众知晓政府信息都是好方法”　Ｊ。无论选择　什么样的开放利用方式，有一条必须明确，那就是各　机关档案室的档案只要是非涉密的，都要向社会开　放利用。　定，档案开放期限分为期满开放、随时开放和延期开　放三种。然而实际工作中往往是“一刀切”，只有期　满，档案才开放。近些年兴起的已公开现行文件利　用热潮，显露出人民群众对档案文件信息时效性的　迫切需求。因此，我们要重新审视档案的开放时机，　适时开放档案。　（三）做好开放鉴定，创造开放条件　四、政府信息公开对档案馆档案开放利用的影响　《政府信息公开条例》第十六条规定：“各级人　民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信　息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人　或者其他组织获取政府信息提供便利。”这对档案　馆在政府信息公开中的地位作了明确的规定，有力　地促进了档案馆的发展与建设。政府信息公开对档　第一，完善档案文件密级标识。档案的机密性　决定于文件。要准确把握档案开放与档案保密的关　系，要从规范文件密级标识做起。第二，开展归档文　件开放鉴定。我国实行文件归档制度。可将开放鉴　定纳入归档环节，在具体判断每份文件保管期限的　同时，确定文件保密等级。第三，及时进行解密、解　控。档案管理部门应与国家保密部门及档案形成单　位加强沟通，及时进行档案馆（室）藏解密，涉控档　案文件的解密、解控，力求使档案信息在特定的时间　产生最大的效益。　参考文献：　［１］吴雁平．依法行政与档案服务机制创新［Ｊ］．档案管理，　２００３，（５）．　案馆的工作发展产生了重大的影响，拓宽了档案馆　的职能，提升了档案馆的社会影响力，尤其是对传统　档案工作意识产生了较大的冲击，对工作的改进有　很大的推动作用，也使档案馆能够清晰地观察到当　今社会信息需求的热点和变化趋向，为档案开放利　用工作提供了借鉴和启示。　（一）现有档案馆应向公共档案馆转变　衡量社会进步的一个重要标志是社会的参与程　度。许多国家的档案馆叫公共档案馆，其意义就在　于推动社会的广泛参与。“档案的开放程度是一个　国家档案工作水平和国家档案事业发达程度的标志　之一”　。因此，要想建设好公共档案馆，就应该在　开放利用档案上下功夫，大力做好档案的开放工作，　积极开发档案信息资源。随着政府信息公开的推　进、档案开放程度的加大，公众利用档案的频率会越　来越高，因此档案馆服务的公共性和开放性需要日　益增强。　（二）缩短档案开放期限，扩大开放范围　［２］李泽锋．论《政府信息公开条例》与政府信息公开组织　体系的构建［Ｊ］．档案学研究，２００７，（５）．　［３］王立维．档案法规学基础［Ｍ］．吉林：吉林大学出版社，　１９９３．　［４］杨燕．关于机关档案室档案公开利用的几个问题［Ｊ］．档　案学通讯，２００８，（３）．　［５］李财富．政务公开背景下的档案信息开发利用工作［Ｊ］．　浙江档案，２００７，（２）．　［责任编辑张焰］　根据我国《档案法》及《档案法实施办法》的规　Ｓｔｕｄｙ　ｏｎ　ｔｈｅ　Ｉｍｐａｃｔ　ｏｆ　Ｇｏｖｅｒｎｍｅｎｔ　Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　Ｐｕｂｌｉｃｉｔｙ　Ｎｅｔｗｏｒｋ　ｏｎ　Ｆｉｌｅｓ　Ｏｐｅｎｉｎｇ　Ｕｔｉｌｉｚａｔｉｏｎ　ＨＵ　Ｑｉｎｇ—ｒａｎｇ　（Ｏｆｉｃｅｆ　ｏｆＰａｒｔｙ　ａｎｄ　Ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎ，Ｋａｉｆｅｎｇ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ，　ｎｇ　４７５００４，Ｈｅｎａｎ）　Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｉｓ　ｐａｐｅｒ　ｄｅｓｃｒｉｂｅｓ　ｉｍｐｏｒｔａｎｔ　ｓｉｇｎｉｉｃａｎｃｅ　ｏｆ　ｔｆｈｅ　ｇｏｖｅｒｎｍｅｎｔ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　ｐｕｂｌｉｃｉｔｙ　ｏｎ　ｎａｔｉｏｎａｌ　ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ　ａｎｄ　ｓｏｃｉａｌ　ｐｒｏ—　ｇｒｅｓｓ　ａｎｄ　ｒｅｑｕｒｉｍｅｎｔｓ　ｏｆ　ｆｉｌｅｓ　ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ，ａｎｄ　ｍａｉｎｌｙ　ｅｘｐｏｕｎｄｓ　ｔｈｅ　ｉｍｐａｃｔ　ｏｆ　ｇｏｖｅｒｎｍｅｎｔ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　ｐｕｂｌｉｃｉｔｙ　ｎｅｔｗｏｒｋ　ｏｎ　ｆｉｌｅｓ　ｉｎｆｏｒ—　ｍａｔｉｏｎ　ｏｐｅｎｉｎｇ　ｕｔｉｌｉｚａｔｉｏｎｓ　ａｎｄ　ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｏｐｅｎｉｎｇ　ｕｔｉｌｉｚａｔｉｏｎ．　Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ：ｇｏｖｅｒｎｍｅｎｔ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ　ｐｕｂｌｉｃｉｔｙ；ｎｅｔｗｏｒｋ；ｆｉｌｅｓ；ｏｐｅｎｉｎｇ；ｕｔｉｌｉｚａｔｉｏｎ　８３