行政用品管理办法

为规范本公司办公用品的需求、申请、购置、入出库、领用、借用、归还等日常操作及资源集中管理，特制定本办法。 二、范围

适用于本公司办公用品的管理工作。 三、职责

1、总经办：负责本程序的制定、修改、废止的审核工作； 2、总经理：负责本程序的制定、修改、废止的核准工作； 四、细则

1、办公用品的分类

本公司办公用品分为消耗品、管制品等二种。 （1）消耗品

铅笔、圆珠笔、胶水、大头针、图钉、回型针、订书针、橡皮擦、文具胶带、标贴、即时贴、笔记本（工作手册）、各类印刷表单、宣传彩页（本）、信纸、复写纸、复印纸（A3、A4）、刀片、笔芯、修正液、电池、名片、咖啡、小额临时零配件等。 （2）管制品

电话机、订书机、计算器、剪刀、笔筒、各类章、日戳、印台、卷尺、直尺、文件夹、文件框（柜）、名片夹、软盘、U盘、硒鼓、墨盆、账本、电脑。

2、办公用品的管理 A、办公用品的领用

（1）办公用品费用实行包干制，根据部门核定月度定

额标准，超支部分由部门主管书面陈述正当用途，否则费用由部门主管承担。 （2） 办公用品由管理部统一保管，并指定专人负责保管。 （3） 领用办公用品时，部分用品坚持以旧换新的原则。 （4） 领用办公用品时须填写《领料单》，一律经过部门

主管签字核准，超出定额标准的须经主管副总批准，否则不予发放。 （5） 领用办公用品时，领用人须在《物品领用记录一

览表》上登记。其表分消费品、管制品及部门分别登记。 （6） 办公用品月度集中领用时间为每月15日左右，平

时为周一和周四下午，其它时间原则上不允许领用。 （7） 管制品不设库存，实行“谁申请、谁领用”的原则。

（8） 管理部有权对领用人领用的物品进行调查用途，

不符合标准

有权不予发放。月末保管员应将《领料单》的仓库联连同《材料收、发、存月报表》（一式两联）交财务审核，财务根据会计联套单无误后签章，并将仓库联连同《材料收、发、存月报表》回执联退回保管员。

（10）保管员应将《领料单》仓库联连同《材料收、发、

存月报表》回执联归档保管以备查。

B、办公用品的请购

（1）保管员根据行政仓库消耗情况，依据有关安全库

存标准，当消耗品数量处于安全库存线标准以下时，填写《请购单》，消耗品的《请购单》，经管理部主管审批后，交办公物品采购员执行购买；管制品须经总经理审批后，交指定采购员执行购买。 （2）《请购单》一式三联，分别交财务，采购，管理部

门。同时由采购员从收到《请购单》起1日内将物料到料日期以书面形式回复于办公用品保管员。

（3）未填写《请购单》或未经主管领导批准擅自购买

的办公物品不予报销。

C、办公用品的采购

（1）办公用品的采购由专门采购员负责。

（2）办公用品的采购实行集中采购，即每月一次，采

购地点为市里的文具批发市场或麦德龙超市; 在紧急、急需情况下，经主管副总核准后，方可以在附近的文具店临时采购。

D、办公用品的入库

（1）办公物品到库前，先放置在统一的收货区验货，

保管员根据《请购单》及物料送货清单核实物料的数量、质量等情况。

（2）经检验合格的物料，保管员须即开具《收料单》，

《收料单》的内容应填写规范、完整，必须填写发票单号、请购单号等信息。 （3）《收料单》一式四联，分别为留存联、采购联、

会计联，仓库联。保管员负责单据的填制、汇总、

传递、保管工作，并及时对单据进行分类，汇总整理，保证其完整、整齐，单据之间不允许跳号、遗失单据现象，对于单据遗失的，按每单处以10元罚款。

（4）货款由采购员先与供应商核对好账务后，再凭保

管员开具的《收料单》连同发票向财务部请款，必要时须提供供应商的

《送货单》或相关单据。

（5）月末保管员应将《收料单》仓库联连同《请购单》

和《材料收、发、存月报表》（一式两联）交财务审核，经财务盘库无误后，并将存根联连同《请购单》和《材料收、发、存月报表》的回执联退回保管员。

（6）保管员应将《收料单》的仓库联连同《请购单》

和《材料收、发、存月报表》回执联归档保管以备查。

3、办公用品费用的规定

（1）各部门主管和办公用品保管员应按公司的办公用

品的费用定额标准（见附表）严格把好申请和领用关。

（2）核定的费用实行增人增费，减人减费，各部门增

人或减人，其费用由管理部根据人员变动情况进行调整。

（3）各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式

报批，经管理部经理审核后，由主管副总批准，并在当月的定额标准内增加该项费用。

（4）办公用品使用实行月统计和年结算，截止时间为

每月月末和年终，由管理部出具报表，财务部审核，费用超支在超支部门主管（或个人）的奖金中扣除。

（5）各部门可根据公司下达的办公用品定额自主确定

各部门及各使用人的办公用品与使用的标准费用。

4、 其它

（1）各部门要按规定和合理的使用办公用品，杜绝浪

费。水笔芯、胶水、修正液等部分办公用品重新领用时应以旧换新。每月的盘库盈亏由保管员负

责.

（2）调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将

所领用的办公用品（部分消耗品除外）如数归还，有缺少的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。在离职表单上须有办公用品保管员收回办公用品的签字确认，否则，财务部有权不结算薪资。 （3）电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗

材及维修费用，如属公司共用的，按标准分摊各部门，如属各部门或个人保管使用的，计入所在部门的定额费用。

（4）办公用品费用实行包干制后，可以累计二个月份

使用；未经主管副总批准，不能提前支取使用。 （5）本办法由总经理办公室负责解释。