企业档案工作等级评定标准

评定办法：企业档案工作等级评定采取自愿申报、逐级升级的原则进行。 一、评定标准：按《企业档案工作等级评定标准》执行。 二、评定范围：适用于公司各部门及二级单位。

三、评定等级：企业档案工作等级评定分为合格、良好、优秀三档，其中，达 75-80 分为合格， 81—90 分为良好， 91 以上为优秀。

企业档案工作等级评定标准

编号 1 1.1 1.1.1

评定项目与评定内容 组织管理 机构

设置了与企业发展相适 应的档案管理机构

分数 评 分 细 则 19 2 1

1.设置了档案管理机构或部门（ 0.5 分）；

2.建立了档案、 资料、情报、信息一 3.体化部门（ 0.5 分）。

企业各门类和载体的档案实行集中 统一管理（ 1 分）。

1.1.2

建立了档案集中统一管 理体系

人员

有明确的企业领导分管 档案工作

配备了与企业档案工作 实际相适应的档案人员

1

1.2 1.2.1 5 1

有明确分管领导并列入分管领导的 岗位职责（ 1 分）。

1.2.2 3

1.档案部门负责人应具有中级以上 专业技术职称或大学本科以上学历 （1 分）；

2.档案人员应具备大学专科以上学 历或同等学识水平（ 1 分）； 3、档案人员定期接受档案业务培训 （1 分）。

在企业内建立健全了档案工作人员 网络，各部门均明确了兼职档案员 （1 分）。

1.档案工作已列入企业发展规划和 工作计划，并切实组织实施 （1 分）； 2.将文件形成、 积累、归档要求纳入 各部门、项目及专项工作职责和有 关人员岗位职责（ 1 分）；

3.建立了档案工作考核制度， 对有关 4.人员职责履行情况进行有效考核 （1 分）。

1

1.2.3

企业内部建立了档案工 作人员网络

制度

明确了企业档案管理职 责

1

1.3 1.3.1 12 3

1.4

根据企业实际情况建立 了企业档案工作规章制 度及业务规范。

4

1.制定了企业档案工作规定， 建立了 档案工作责任追究制度、档案管理 应急预案（ 1 分）；

1.1.3建立健全了企业档案案管理制度， 包括文件归档、档案保管、鉴定销 毁、统计、利用、保密、电子档案 管理、档案管理系统操作等制度 （1.5 分）；

1.1.4制定并完善企业档案业务规范， 包 括文件、档案整理规范、档案分类 方案、文件归档范围和保管期限表、 特殊载体档案管理规范等 （1.5 分）。

1.5

有保证档案的完整、准 3 确、系统的控制措施或手 段

1.6

能够切实贯彻执行国家 及省档案工作有关法律 法规，近三年内无违法事 件发生

2

1.企业档案工作实现了 “三纳入”（纳 入企业领导工作议事日程，纳入企 业规章制度及工作流程，纳入企业 部门及有关人员的经济（岗位）责 任制）（1 分）； 4.将“四参加”、 “四同时”纳入企 5.业管理制度和工作流程（ 1 分）； 6.严格执行上述制度以保证档案的 齐全完整（ 1 分）。

1.积极贯彻落实档案工作法律法规 及有关工作规范（ 1 分）；

2.企业转制过程中对档案的处置符 合法律法规要求（ 0.5 分）；

1.2.4属于企业所有的对国家和社会有 保存价值的档案的处置符合法律法 规的要求（ 0.5 分）。

2 3. 1.3.2

设施设备 档案库房

档案库房设置符合档案 安全保管的要求

9 3 3

1.档案库房设置在安全适宜的场所， 结构设计满足档案及其装具的承重 要求（1 分）；

5.档案库房面积满足档案工作发展 的需要，留有存储空间（ 1.5 分）； 6.档案库房与办公、 阅览用房实现三 7.分开（0.5 分）。

4. 2.2.1

档案装具 1

档案柜（架）及各类档案盒规格、 质量符合国家标准，满足档案存放 需求（1 分）。

1.根据实际需要配备了温湿度监控 设备、灭火器材、空调、去湿机等

2

档案装具符合档案安全、 1 长久保管的需要 保护设备

根据实际需要配备了必 要的保护设备

3 3

5. 2.3.1

设备（2 分）；

1.7 根据实际需要配置了库房 “八防” 所需的保护设备（ 1 分）。

1.1.5 7.

技术设备 根据实际需要配备了必 要的技术设备

2

2

1.配备了档案整理工作所需要的打 印机、装订机等设备（ 1 分）；

1.2.5配备档案修复、利用需要的如消毒 柜、数码照相机、摄像机、复印机、 等设备（1 分）。

3 6. 1.3.3

业务建设 45 超前控制 8 文件的形成应使用耐久、 2 可靠的记录载体和记录 方式

1.3.4

及时对形成的文件进行 积累

文件立卷整理工作规范

1

1.无铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料 （1 分）；

2.载体质量符合国家有关标准（ 1 分）。

部门（项目）兼职档案人员及时积 累本部门（项目）办理完毕、有保 存价值的文件（ 1 分）。

企业各门类文件的整理符合国家、 省、行业的有关标准规范和要求（ 2 分）。

1.按照文件归档范围， 各类文件的归 档率达 98%以上（1 分）；

8.文件形成部门按归档时间要求及 9.时向档案部门移交各门类文件（ 1 分）；

10.归档文件材料应为原件， 无错、漏、 改现象，能保持其原始性、有效性 （1 分）。

1.3.5 2

1.3.6

按照归档制度做好归档 工作

3

7. 2.2.2

收集工作

归档文件的交接有完备 的手续

4 2

移交接收过程中履行签字手续，填 写档案移交登记表，并形成移交清 册（2 分）。

按照企业实际拓展建档范围，如党 建档案、安全生产档案、质量监督 档案、企业信用档案、反倾销档案、 企业文化档案、 工会档案等（2 分）。 1.根据企业管理职能和档案形成特 点进行分类，并保持相对稳定性和 可扩充性（ 1 分）；

2.有分类方案说明（ 1 分）。

1.遵循文件材料形成规律、 保持文件

3

2.2.3

能根据企业实际情况， 不 2 断拓展归档范围

8. 2.3.2

整理工作

根据企业实际制订了档 案分类方案

11 2

2.3.3 档案排列有序， 符合国家 3

或行业标准，并能满足企 业管理和利用需要

材料之间有机联系（ 1 分）； 2.卷内文件排列有序， 并按要求编号 （1 分）；

1.8案卷排列有序（ 1 分）。 1.档号编制规范（ 1 分）； 2.案卷封面、 卷内目录 （归档文件材 料目录）、备考表填写规范、清晰 （2 分）；

8.案卷标题能准确反映案卷内容（ 1 分）；

9.建立了规范的全宗卷， 积累存贮了 档案全宗介绍、分类方案、立卷说 明、鉴定报告、交接文据等材料（ 2 分）。

1.根据档案载体特性选择了适宜的 保管设施，重要档案实行了异地备 份（1 分）；

1.3.7受损的档案得到修复或补救（ 1 分）。 1.库房保持干净、 整洁，并采取了防 火、防盗、防高温、防光、防潮湿、 防虫、防霉、防尘等措施（ 1 分）； 11.库房温、湿度符合对各类档案载体 的保管要求，并有温湿度登记（ 1 分）；

12.定期清理核对库藏档案， 帐物相符 （1 分）。 2

1.成立了档案鉴定委员会（或小组） （1 分）；

2.3.4对到期档案按程序进行鉴定， 并按 2.3.5要求填写销毁清册（ 1 分）。

1.2.8 统计工作 3. 统计内容全面， 统计数据 2

准确

2

1.及时、准确地填报本企业档案工作 年报及有关统计报表（ 1 分）； 2.建立了档案工作统计台帐 （主要有 库藏、年度出入库、利用、人员、 设施设备、销毁情况等）（ 1 分）。

1.2.9 3.7.1

利用工作

采取多种方式提供档案 利用服务

13 2

1.提供了档案直接查阅、 出借、复制、 证明、咨询、开架阅览等多种形式 的利用服务（ 1 分）；

2.档案人员熟悉库藏档案情况， 做到

4

1.1.6

编目规范，清晰揭示各类 6 档案的内容和构成

1.2.6 保管工作 9. 档案安全保管措施

5 2

10. 库房管理 3

1.2.7 2.2.4

鉴定工作

成立了档案鉴定小组， 按 2

照规定开展鉴定工作

热情、主动服务，及时提供档案信 息（1 分）。

1.9

检索工具能满足查阅利 用的需要

3

1.编制了适用、 必需的检索工具， 文 书档案有归档文件目录，科技档案 有案卷目录（ 2 分）； 1.1.7档案案卷级目录、 文件级目录都已

1.1.8录入计算机，并能进行有效检索（ 1 分）。

1.根据企业保密规定和知识产权管 理要求，设定了利用者权限（ 0.5 分）；

10.有借阅登记和利用效果登记， 并对 11.典型利用事例进行统计、汇编（ 1.5 分）。

1.11

档案开发工作

4

1.积极开发档案信息， 制定了档案信 息开发工作计划和安排（ 1 分）；

1.2.10对档案信息进行分类汇总， 形成制 度汇编、文件汇编等基础性专题汇 编（1 分）；

1.2.11对档案信息进行综合整理， 形成大 事记、年鉴、组织沿革产品（科技 成果、工程项目）简介等专题材料 （1 分）；

1.2.12对档案信息进行分析研究， 形成企

1.2.13业史志、年鉴等深层次加工材料（ 1 分）。

1.多方式多途径地开展档案宣传工 作（展览、陈列、广播、刊物、网 上陈列等）（ 1 分）；

11.有陈列室或荣誉室等利用档案展 12.示企业文化的场所（ 1 分）。

1.10 档案利用程序规范 2

1.12 档案宣教工作 2

4 信息化建设 27 1.3.8 制度和基础设施建设 7 13. 制定企业档案信息化计 3 1.将企业档案信息化纳入企业信息

划，制定数字档案室建设

化总体规划（ 1 分）；

有关制度和规范 2.按照《浙江省规范化数字档案室建

设测评标准》推进企业数字档案室 建设（1 分）；

13.制定数字档案室建设各项管理制 度和规范，并能够有效落实 （1 分）。 14.

完善档案信息化基础设

施建设

4

1.配置了满足企业档案信息化管理 实际需求的硬件设施，如服务器、 计算机、扫描仪、打印机等（1 分）； 2.2.5配备了档案管理系统软件 （1 分）；

5

1.13使用档案管理系统软件实现档案 收、管、用等基本管理功能，并能 辅助实体档案管理，接收和兼容企 业其他信息系统生成的电子文件 （1 分）；

1.14建立了档案信息网络， 实现档案数 1.15据的在线管理（ 1 分）。

1.1.9 12.

电子档案管理和数字档 案室建设

将企业生产和经营管理 方面形成的电子文件纳 入了归档范围。

2

12

1.确定了企业不同类型电子文件的 归档范围，明确了归档责任、格式、 程序、方法和质量要求（ 1.5 分）； 1.2.14将电子文件归档要求及相应功能 嵌入企业各信息系统的文件生成系 统（0.5 分）。

1.按照国家有关标准规范对电子文 件进行归档、整理、鉴定、保管（ 2 分）；

14.归档的电子文件数据格式应易于 15.识读、迁移（ 0.5 分）；

16.电子文件的元数据、 背景信息以及 生成非通用电子文件格式的软件应 与电子文件一并归档（ 0.5 分）。

14.

对纸质、声像等传统载体 档案进行数字化转换

3

1.有计划地开展传统档案数字化加 工（1 分）；

2．室藏永久、长期档案的数字化率 达 80%（1 分）；

1.3.9数字化成果符合国家有关标准规 1.3.10范要求（1 分）。

15.

建立符合标准的档案目 4 录数据库和全文、 专题数 据库，并与电子文件实现 了有效挂接

1.按档案著录规范， 建立了室藏档案 的案卷级、文件级目录数据库（ 2 分）；

2.建立了企业重要档案全文数据库， 实现全文检索（ 1 分）；

15.各类档案目录数据库与对应电子 文件已实现有效挂接（ 1 分）。

8 1.5 1.在企业网络上实现非涉密电子档

案信息的在线查询利用，提供电子 邮件或其他通讯方式的查询利用 （1 分）；

2.3.6在企业网络上定期发布档案工作 2.3.7成果的有关服务信息（ 0.5 分）。

13.

电子文件的归档和整理 符合标准规范要求

3

1.1.10 2.2.6

利用与安全保障 做好档案信息的网络利 用服务

6

1.16

采取了有效措施保障档 案信息安全

2.5 1.明确了电子档案安全管理的职责 要求和措施方法（ 0.5 分）；

1.1.11配置有符合电子档案安全保管要 求的如光盘、磁带（备份设备）、 应急电源、杀毒软件、防火墙软件 等软硬件设施（ 1 分）；

1.1.12档案管理系统采取了身份认证、 权 限控制等安全保密措施并实现了与 互联网的逻辑 （物理）隔离（1 分）；

1.17

对电子档案进行了安全

备份

4

1.制定了符合企业实际的电子档案 备份策略（ 1 分）； 16.电子文件和数字档案 （包括业务数 据和数字化成果）实行异质异地备 份（2 分）；

17.按规定向同级国家综合档案馆做 好电子档案的登记备份工作 （1 分）。

7