浅谈如何有效发挥办公室的协调作用
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发布时间：2022-04-21 23:33
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时间：2023-06-21 16:19
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【浅谈如何发挥好办公室的职能作用】浦勇
【摘要】办公室是单位的“窗口”部门，更是部门沟通和上下级联系的重要组织，在单位中发挥着重要的作用。随着单位的不断发展，办公室工作模式得到了不断完善和优化，但办公室的办事效率影响着整个单位的工作效率和服务效果。本文通过对办公室的职能进行阐述，提出相应的措施。
【关键词】办公室；发挥；职能作用
办公室在单位中起到承上启下的作用，更是各个部门相互配合的关键组织，所以涉及的工作内容就比较广泛，一旦工作出现任何纰漏，都可能为单位造成巨大的损失。特别是随着单位的不断发展，办公室的工作内容会更加繁琐。而在这种高压力下，办公室如何让才能发挥出真正的作用？现从以下几个方面进行分析。
一、统筹兼顾，正确处理“三个关系”
由于办公室的工作量较大，经常有熬夜加班的情况发生，在这种高压环境中如何能做到头脑清晰，就需要处理好“三个关系”。
（一）处理好轻重平衡的关系。办公室所服务的对象是整个单位，包含上级领导和下级单位。对于这些关系，应该进行合理的协调工作，不仅要抓重点，同时也要兼顾一般，才能真正让单位工作协调发展。
（二）处理好上下级的关系。服务于上级领导时，不能盲目服从指示，而是在服从中发挥参谋的作用，但不越位处理。在下级员工中，不仅要按照领导的指示对其精神进行加强，也要树立正确的服务思想，并不断对其进行巩固。
（三）处理好中心工作和日常工作的关系。不管是中心工作还是日常工作都需要平衡处理，切不可偏袒哪一方，而是将工作进行统一，做到真正的两手抓。此外，在对工作计划进行制定时，根据自己的工作经验将可能发生的事情列入其中，并按顺序进行完成；工作有急缓、轻重之分，对于一些急、重的工作要将大部分精力投入其中，而比较轻的任务就可以较少的时间进行处理。
二、提升素质，努力做到“四勤”
在办公室工作，需要一个优秀的工作团队，团队中的员工需要对业务有较好的熟悉度和丰富的工作经验，从而真正发挥出办公室在单位的作用。所以，办公室人员要做到“四勤”，对自己的专业能力进行不断提升，提高业务能力。
（一）眼勤，勤于看。办公室需要面对的工作内容比较广泛，几乎每天都需要处理大量的文件材料，因此，办公室员工要像一个大型的资料库，在阅读资料后应该对其进行整理和分析，并从中找到新的观点和问题。根据对资料的分析，结合单位实际情况，对出现问题的进行分析，从各个方面掌握单位的情况，并提出相应措施。
（二）耳勤，善于听。办公室的主要工作就是辅助上级领导，而这种工作性质也决定了办公室工作的被动性。所以，办公室所需要处理的工作，往往都是上级领导下达的指示，并对领导的意图进行理解，然后传达给下级单位。那么，在听的过程中，就要学会听，听的同时还需要配合大脑的思考。
（三）脑勤，敏于思。毛*曾说过，感觉到了东西，并不能立即理解它，而是理解后我们才能真正地感受它。办公室工作也是如此，根据已经掌握的情况，然后对相关的内容进行资料收集，并对这些资料进行科学的分析和整理，对物质的本质进行探索。这就要求办公室员工要勤于用脑，将已经整理好的资料进行再加工，对于一些坏的内容进行摒弃，吸取其精华，对有价值的内容进行提取。
（四）手勤，精于写。办公室员工经常要书写资料报告，扎实的文字底蕴也是办公室人员必备的能力。公文写作是一项严谨的工作，要求语言做到言之有理，言简意赅，清晰得当，内容更要严谨。因此，办公室员工应该定期对自己的写作水平进行提高，同时学习更多的专业业务和理论知识，在进行公文报告时，可以根据已经掌握的专业知识，对问题的分析更有深入性，提供的措施也具有可实施性。
三、提高效率，实现“三化”目标
要充分发挥办公室的职能作用，应该从三个方面着手，即：管理、协调和服务，不断提高办事质量和效率，努力实现“三化”目标。
（一）管理精细化。1.细化岗位分配。根据相关标准和要求，对办公室岗位制度进行完善，按照科学的方式对岗位进行分配，同时对员工进行合理的分工，根据个人能力和特点制定合适的任务。加强团队建设，形成属于办公室的人才团队，并对工作不断创新，提高工作效率。让员工充分了解自己的岗位职责，并制定详细的岗位制度和规范的内容，让员工在工作中能够更标准，同时通过对岗位的熟悉和了解，提升自己在岗位中的工作能力和效率。2.优化工作流程。借鉴相关管理理论，对工作程序进行简化，让工作环节更加清晰，让各个环节中的员工都可以充分认识到自己的责任。建立全面且科学的规章制度，明确岗位职责，什么可以做什么不可以做，员工心中应该有一把戒尺，按照一定的制度完成每天的工作，让工作变得程序化。3.建立考核制度。在岗位体系中，制定合理的奖惩制度，保证员工可以获得公平的对待，提高办公室员工的积极性。在制定考核制度时，应该将考核指标定量和定性结合，保证考核制度的实用性。办公室工作中还有一些不能量化的环节，比如办会、接待等等，可以对这些内容制定合理的目标来达到量化的效果。
（二）协调科学化。1.充分发挥桥梁纽带作用。通过协调，可以对上下级的工作进行相互传递，而这种传递不仅是上下进行的，也可以是左右联络的。要将“胸中有全局，手中无小事”的思想融入工作的各个环节中，提高员工工作的严谨性。对于文字处理、督办和保密等工作，对下可以行使合理的管理职能，因此不仅要完成自身的工作，还要有足够的精力放到管理工作中。2.充分发挥综合协调作用。在办公室中沟通、协调和综合是特别重要的工作内容。但是在实际操作中确实存在一定的困难，比如在筹备会议时，会议涉及的部门和内容十分广泛，所以在进行工作时需要环环相扣，不管哪个环节都不可以出现问题。办公室员工在考虑工作时，就需要对整个综合情况进行掌握，提高准确性，才能发挥协调的真正作用。3.充分发挥“一盘棋”作用。办公室工作其实是一个整体工作，所以它的正常运转需要办公室所有员工的相互合作和相互团结。而员工之间的个性需要经过长期的磨合，才能做到相互信任和理解，从而发挥员工工作的能力，提高工作效率。
（三）服务优质化。办公室的主要工作方向就是服务，并对上级领导、部门和基层提供服务。而由于服务的对象不同，工作的内容也会有所变化，但是在服务中应该树立“三种意识”。1.树立超前服务意识。首先，对办公室的工作规律进行分析和总结，并利用已经总结出的经验提高工作的主动性，促进工作流程的规范化；其次，有计划地进行工作，并增强预测能力。此外，还需要加强工作的灵活性，将大部分的精力放在一些重要的工作上，既保证按时完成任务，又做到忙而不乱。2.树立服务全局的意识。对于日常工作要做到事无巨细，根据工作内容的核心，提供有效的参考，并对其进行分析。提高自身的办事能力，不仅能做好小事，还能做大事，同时在工作的过程中不断提高创新能力。积极主动地开展相关工作，并将工作内容落实到全局中。3.树立优质服务的意识。制定标准的工作流程，实现真正的“零差错”，对工作的每个环节都应该保持严谨的态度。对于传统的工作模式进行改变，对工作进行不断的创新，对工作中的漏洞不断进行改善，保证在为单位服务的过程中有更高的服务水准。
四、结语
在单位管理中，办公室是一个比较重要的管理内容，有效的办公室管理可以更好地保证单位各个环节的工作得以顺利地进行。而发挥办公室职能的积极作用，需要从观念、模式、思路和方法上进行改变，并不断增加自身的服务意识，保证单位持续稳定发展。
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